Jaarplan 2021

Introductie

2021 wordt een bijzonder jaar en dat wordt het.

Zelden hebben we zo zeker geweten dat dit jaar een bijzonder jaar zou worden. De BREXIT zal haar vorm krijgen en hopelijk breekt het post-COVID-19 tijdperk aan. Het is echter volslagen onduidelijk welke impact het zal hebben op de e-CertNL exploitatie.

Technisch hebben we onderzoek laten doen en zijn we klaar, voor de zekerheid hebben extra bewaking ingeregeld op de beschikbaarheid. Meer dan ooit wordt een 24 uurs gebruik van e-CertNL tijdens de werkweek verwacht.

Ontwikkelingen

De onder COVID ’19 ingezette ontwikkeling van papierloos certificeren zal zeker doorgezet worden in ’21. De Internationale regelgevers zoals IPPC hebben zich daar voor ingespannen en de Europese Commissie heeft landen onder voorwaarden toegestaan om de papieren certificaten tijdelijk niet te sturen. Het laat zich raden dat dit niet meer gaat veranderen indien de huidige werkwijze net zo goed of beter werkt. Door onze inspanningen in het verleden kunnen we met enkele aanpassingen deze nieuwe ontwikkeling adapteren en de kansen daarvan benutten. Natuurlijk pleiten wij onveranderd voor een kwalitatief sterk geborgd proces en een equivalent document. Het aantal landen dat gebruik wil gaan maken van elektronisch certificeren neem gestaag toe, nu nog vooral voor fytosanitaire zendingen maar het is te verwachten dat de levensmiddelen en veterinaire zendingen snel zullen volgen. Veel zal afhangen van de economische ontwikkelingen in de geïnteresseerde landen want de benodigde middelen zullen ergens beschikbaar moeten komen.

Onze missie en visie

Missie

Wij zijn experts in exploitatie en doorontwikkeling van de informatievoorziening voor het krijgen van toestemmingen voor Import/Export/Mesttransport.

Visie 2022

Wij leveren een 9+ gebruikerstevredenheid door in nauwe samenwerking met onze gebruikers te zorgen voor:

  1. Een stabiele, betrouwbare en presterende informatievoorziening
  2. Een gebruikersvriendelijke informatievoorziening
  3. Een geautomatiseerde elektronische gegevensuitwisseling
  4. Een geïmplementeerd accreditatiewaardig proces voor ontwikkeling, beheer en bedrijfsvoering
  5. Een significante reductie van de e-CertNL kosten

Speerpunten

In 2021 willen wij nog meer in contact staan met onze stakeholders en gebruikers.

Stakeholders

Met onze stakeholders hebben we een gestructureerde dialoog via de Gebruikersraad en via de Change Advisory Boards (CAB). Strategische doorontwikkeling van het systeem is daarbij een belangrijk onderwerp. Onze Product Owner speelt een actieve rol in het meedenken, vormgeven en realiseren van nieuwe functionaliteit en verbeteringen. Een gezamenlijke optimalisatie van de CAB’s zal leiden tot afgestemde wijzigingsverzoeken en gekanaliseerd contact met eindgebruikers.

Eindgebruikers

Met onze eindgebruikers staan we in contact via de periodieke tevredenheidsmeting en de continue feedback die gegeven kan worden op de belangrijkste schermen. Belangrijke ontwikkelingen uit deze bronnen zullen uiteraard gedeeld worden met Gebruikersraad en CAB. Via gerichte communicatie zullen de ontwikkelingen van het systeem en de bestaande mogelijkheden uitgebreider gecommuniceerd worden.

Systeemoptimalisatie

De belangrijkste verbeteringen die wij ons dit jaar tot doel stellen zijn:

  • Vereenvoudiging en standaardisatie – alle adressen volgen de internationale standaard van UN/CEFACT.
  • Vereenvoudiging en standaardisatie – opvoeren van domeinwaarden worden beoordeeld op actualiteit
  • Eigen zekerheden nieuwe stijl
  • Pre-export en doorvoerland verklaringen
  • Tussenregister met ePhyto’s tbv re-export
  • Fytosanitaire Importregelgeving ontsluiten voor diverse doelen.
  • Invoervergunning dematerialiseren (internationale standaard van maken)
  • Papierloze import ondersteunen
  • Aanvraaggegevens aanbieden aan toezichthouders
  • Voortdurende aandacht voor en optimalisatie van de gebruikerservaring

Doelstelling 2021 in cijfers

7,5 gebruikerstevredenheid
7,0 snelheid
7,5 stabiliteit
6,5 kosten
7,0 helpdesk
max 1 kritieke verstoring per kwartaal > 1 uur
-25% Incidenten na Release
> 98% beschikbaarheid van het systeem

Organisatie en werkwijze 2021

8,0 Medewerkerstevredenheid

2,5 Lean volwassenheid

  • Vasthouden ingezette verbeteringen 2020
  • Klant centraal – actief gebruik maken van stakeholders en gebruikersfeedback, co-creatie
  • Volledig KPI Dashboard, sturing ingeregeld op alle niveaus Procesoptimalisatie van o.a. het wijzigingsproces
  • Lean Leiderschap en Mindset bij iedereen

3,0 Agile volwassenheid

  • 15% hogere productiviteit van het team
  • Geïmplementeerde moderne tooling voor automatisch testen en release management

Terugblik op 2020

Lean en mean

Het jaar 2020 startte met de introductie van een voor ons nieuwe sturingsfilosofie: Lean. Voor ons betekent dat een zo tevreden mogelijke gebruiker met zo min mogelijk gebruik van middelen.

Gelet op de ontwikkelingen voor 2020 was daartoe alle noodzaak omdat gebruikerswensen ongewenst lang op realisatie lieten wachten zonder goede en goed gecommuniceerde reden. Met de introductie van Lean als sturende filosofie beoogt de Beheerorganisatie e-CertNL daar naar tevredenheid van de gebruiker een blijvende verandering te brengen.

We waren nog niet van start of we werden net als iedereen geconfronteerd met de impact van het corona virus. Met de plannen om door intensieve dialogen en samenwerking de werkwijze en diensten ingrijpend te verbeteren nog in de steigers, moesten we allen afgezonderd in huis deze doelstellingen toch bereiken. Dat bleek even wennen maar door de tomeloze inzet van velen zijn we blij met de onder ‘meane’ omstandigheden gerealiseerde resultaten. De bereikbaarheid en de prestaties van e-CertNL hebben hier niet onder geleden.

Lean is inmiddels ingeburgerd, net als

  • het gebruik van de fraaie moderne web-schermen
  • de harmonisatie van de koppelingen met de bedrijfsmanagementsystemen
  • de mogelijkheid om direct feedback op de web-schermen te kunnen geven

De certificering van vlees en vleesproducten naar China is papierloos, de pilot papierloos met Rusland voor eendagskuikens en broedeieren is gestart. Vanuit Chili importeren wij papierloos Groenten en Fruit, Zaaizaden en andere producten. 2020 Samenvattend: Spannend, uitdagend, grensverleggend, intensief, Lean en mean!

Nieuw en beter in e-CertNL

Deze functionaliteiten zijn nieuw of verbeterd in e-CertNL en reeds in gebruik:

  • De nieuwe bedrijfslevenschermen zijn volledig in productie
  • De geharmoniseerde koppeling met bedrijfsmanagementsystemen is gepubliceerd en het eerste bedrijf is daar al op aangesloten (B2G)
  • Veterinaire export naar China en Rusland zijn een stap verder of zijn al papierloos
  • De ondersteuning voor het nieuwe toezicht-regime uitgewerkt voor specifieke Levende have producten (centraal beoordelen – lokaal waarmerken)
  • Nieuw toezicht-regime “Green Lane” uitgewerkt voor exportverklaring
  • Import certificering kan worden gebaseerd op een afdruk van electronische certificaten.
  • Verschillende landen hebben om kennisuitwisseling gevraagd met betrekking tot berichten-uitwisseling, bericht samenstelling en internationale standaardisatie

Een volledig overzicht van alle nieuwe opleveringen per release is elders te vinden op de website.

2020 in cijfers

4125 bedrijven die de webschermen gebruiken
123 bedrijven maken gebruik van de geautomatiseerde koppeling
> 866.716 geleverde certificaten
> 99% beschikbaarheid van het systeem (SLA = 98%)
2 kritieke verstoringen > 1 uur

Gebruikerstevredenheidsmeting schermen bedrijfsleven december 2020:
8% respons
6,5 gebruikerstevredenheid
6,8 snelheid
6,8 stabiliteit
6,0 kosten
6,9 helpdesk

Organisatie en werkwijze 2020

Adoptie volledig digitale, off site, werkwijze
7,6 Medewerkerstevredenheid
2,0 Lean volwassenheid

  • Missie, visie, strategie duidelijk voor iedereen
  • Klant centraal: opzet NPS, schermfeedback en gebruikersmeting
  • Inzet performance Indicatoren, waste reductie, A3 Verbeter cyclus
  • Effectieve dag- en weekstarts met leerloops
  • Medewerkers allen yellow belt, van 2 naar 4 greenbelts

2,4 Agile volwassenheid

  • Volledige keten opgenomen in devops team Opleiding en inwerken product owners
  • Eerste resultaten moderne tooling voor automatisch testen en release management
Illustratie met diagram