Jaarplan 2022

• Introductie
• Ontwikkelingen internationaal
• Onze missie en visie
• Speerpunten
• Systeemoptimalisatie
• Doelstelling 2022 in cijfers
• Organisatie en werkwijze 2021
• Terugblik op 2021
• Nieuw en beter in e-CertNL
• 2021 in cijfers
• Organisatie en werkwijze 2021

Introductie

2022 nu al een bijzonder jaar en dat blijft het.

Er wordt wel eens gezegd dat “de enige zekerheid die we hebben is dat er weer veel verandert”. 2022 zal geen uitzondering zijn op deze stelling. Voorzichtig optimistisch over het weer werken op kantoor en nieuwe einddatum voor de afwikkeling van de gevolgen van de Brexit.

We zijn er trots op dat het systeem e-CertNL in 2021, ondanks een grote groei van het gebruik en de toevoeging van functionaliteiten voor Mest Nationaal, zeer stabiel heeft gepresteerd. Voor het eerst in het jaarverslag ook informatie over de financiën van e-CertNL. We hebben een grote stijging gezien van het aantal certificaten als gevolg van de Brexit. De prijs per certificaat is daarom voor het komende jaar aanzienlijk verlaagd.

Daarnaast zijn we ons ervan bewust dat er een aantal structurele verbeteringen, met name in de afspraken met de omgeving doorgevoerd zullen moeten worden. We wensen u toe dat we dat in goede gezondheid en harmonie mogen doen.

Ontwikkelingen internationaal

Langzamerhand lijkt de wereld zich te herstellen van de COVID pandemie. Dat is goed nieuws maar geeft ook nieuwe uitdagingen. Gedurende de COVID pandemie zijn bij de export van derde landen naar de EU tijdelijk versoepeling geweest aan de certificering.  Zo was het bijvoorbeeld niet meer noodzakelijk een origineel getekend gezondheidscertificaat te leveren maar kon worden volstaan een gescande PDF die via de e-mail verstuurd werd. Veel landen hebben daarom het papierloos certificeren kunnen proeven en dat smaakt meer. Zeker nu de tijdelijke maatregelen weer zijn verdwenen en het papier is teruggekeerd, bestaat er nu bij derde landen een sterkte ambitie en motivatie om nu echt papierloos te gaan. Dit speelt met name in de certificering van Planten en Plantaardig materiaal. Wij zien nu al de vraag naar kennisopbouw en technische assistentie bij e-Certificering snel toenemen en zullen daar op inspelen.

In 2022 zullen wij ons daarom vooral binnen de bestaande relaties in Azië, Afrika en Latijns America richten op “consolidatie”, een intensiever gebruik van de reeds bestaande elektronische uitwisseling, zodat deze papieren certificaten volledig kan vervangen.

Daarnaast is er ook nog wat ruimte voor nieuwe bilaterale samenwerkingen ter ondersteuning van de Nederlandse Economische Diplomatie. Verder zullen wij onze kennis en ervaring bij papierloos certificeren natuurlijk inzetten om de certificering naar het Verenigd Koninkrijk zo simpel en efficiënt als mogelijk is te houden. Vanwege de korte afstand, grote volumes en complexe logistiek (verzamel centra) is de certificering naar het Verenigd Koninkrijk ook voor ons niet alleen nieuw maar ook uniek en dat vraagt om maatwerkoplossingen.

Onze missie en visie

Missie

Wij zijn experts in exploitatie en doorontwikkeling van de informatievoorziening voor het krijgen van toestemmingen voor Import/Export/Mesttransport.

Visie 2022

Wij zijn in de voorgaande jaren gestart met de ambitie om het leveren een 9+ gebruikerstevredenheid door in nauwe samenwerking met onze gebruikers te zorgen voor:

1. Een stabiele, betrouwbare en presterende informatievoorziening
2. Een gebruikersvriendelijke informatievoorziening
3. Een geautomatiseerde elektronische gegevensuitwisseling
4. Een geïmplementeerd accreditatiewaardig proces voor ontwikkeling, beheer en bedrijfsvoering
5. Een significante reductie van de e-CertNL kosten

Ook in 2022 blijft deze ambitie leidend met de kanttekening dat we streven naar een aantoonbaar verschil in resultaten op de verschillende onderdelen. Dat zou onder andere moeten blijken uit een significante verhoging van de gebruikerstevredenheid met 0,5 procentpunt.

Speerpunten

In 2022 willen wij verder investeren in nauwe contacten met onze stakeholders en gebruikers. Inhoudelijk wordt de focus opnieuw op Brexit gelegd met het zicht op een einddatum. Ook de wijze van meten van gebruikerservaringen wordt aangepakt zodanig dat we sneller feedback kunnen ontvangen en verbeterpunten kunnen realiseren. Vanuit onze Lean en Agile werkwijze blijven we inzetten op het continu verbeteren van ons werkproces. Dit doen we doordat we onze tooling voor automatisering van ons werkproces door ontwikkelen en doordat de medewerkers verspillingen uit hun werk elimineren. Hiermee worden ook de prestaties van ons team en het systeem (nog) beter meetbaar. In 2022 zullen ook de resultaten van de interne audit onder meer naar de werking van de procesketen en de governance beschikbaar komen. We zullen werken aan een plan om de uitkomsten te beoordelen en te kunnen vertalen naar concrete activiteiten. Mede op verzoek van de Gebruikersraad zullen we dit jaar opnieuw een onderzoek laten uitvoeren naar de toekomstvastheid  van het systeem e-CertNL met het doel inzicht te krijgen in eventuele beperkingen en scenario’s voor aanpak hiervan met het oogmerk de toekomstvastheid weer voor een periode van 6 jaar te kunnen borgen

Stakeholders

Dit jaar streven we ernaar met alle sectoren in gesprek te zijn via een Change Advisory Board (sCAB). Daar waar nog geen sCAB actief is zullen we initiatieven ondersteunen om deze te starten. Onze Product Owner speelt een actieve rol in het meedenken, vormgeven en realiseren van nieuwe functionaliteit en verbeteringen. Een gezamenlijke optimalisatie van de sCAB’s zal moeten leiden tot  afgestemde wijzigingsverzoeken en gekanaliseerd contact met eindgebruikers.

Eindgebruikers

Met onze eindgebruikers staan we in contact via de periodieke tevredenheidsmeting en de continue feedback die gegeven kan worden op de belangrijkste schermen. Informatie uit deze bronnen wordt uiteraard gedeeld met gebruikersraad en sCAB’s. Via gerichte communicatie zullen de ontwikkelingen van het systeem en de bestaande mogelijkheden uitgebreider gecommuniceerd worden.

De eerstelijns helpdesk bij de toezichthouders is het belangrijkste contact voor de eindgebruikers. Wij verzorgen de tweedelijns ondersteuning en ondersteunen hiermee de eerstelijns helpdesk. In 2021 zijn we gestart met een nauwer contact met COA en KCB om gezamenlijk een betere dienstverlening te kunnen bieden aan de eindgebruikers. De initiatieven die we in 2022 op dit gebied gaan ontplooien zijn:

• De implementatie van TopDesk waardoor de eerstelijns helpdesk rechtstreeks vragen en problemen bij ons kan indienen, de status daarvan kan volgen en veel gestelde vragen kan opzoeken.
• Met de overige eerstelijns helpdesks in gesprek gaan over hoe we de gezamenlijke ondersteuning kunnen verbeteren. Uiteraard het continueren van het reeds lopende periodieke overleg met COA en KCB.
• Het organiseren van een “helpdeskdag” voor alle eerstelijns helpdesks met als doel kennisuitwisseling en verbetering.

Daarnaast gaan we in gesprek met de gebruikers van de webservices (berichtenboeken). We verkennen daar de mogelijkheden om een platform creëren om gezamenlijk nieuwe ontwikkelingen te bespreken en te vertalen naar gewenste aanpassingen.

Systeemoptimalisatie

De belangrijkste verbeteringen waar wij dit jaar aan werken zijn:

• Het ontwikkelen van functionaliteit ter ondersteuning van de Brexit:
  • De Brexit verhoogt het aantal noodzakelijke controles. Omdat de capaciteit hiervoor ontbreekt zorgt het systeem ervoor dat er een goede steekproef wordt genomen. Voor veterinair heet dat “BnB – van Buiten naar Binnen” en voor fytosanitair is dat “BCS – Bedrijf Controle Systeem”. Voor BnB worden aanvragen automatisch gewaarmerkt op basis van een rooster;
  • Groupage, hiermee wordt de vervoerder gemachtigd om aanvragen afgifte documenten te doen (voor vrachten met meerdere aanvragen);
  • Replacements, hiermee is het mogelijk om vanuit e-CertNL van een verstrekt certificaat een vervanging aan te vragen;
  • In de sectoren Diervoeder, Veterinair algemeen en Zuivel wordt de zending vergrendeld na de inspectie, hiermee wordt de betrouwbaarheid van de gegevens verhoogd. 
• Digitale dierenartsverklaringen, het digitaliseren van de verklaring die de praktiserend dierenarts verstrekt over het herkomstbedrijf zodat dit geautomatiseerd verwerkt kan worden.
• XML upload runderen,bij levende have is het xml-bestand uitgebreid met nieuwe elementen welke nu nog in een annex staan zodat dit geautomatiseerd verwerkt kan worden.
• Beheerscherm erkende bedrijven, voor de toezichthouder is het mogelijk om de presentatie- en verrijkingsgegevens voor de zoekfunctie erkende bedrijven te beheren.
• Niet partijgebonden bedrijfsverklaringen, een sector voor het (deels) geautomatiseerd verstrekken van bedrijfsverklaringen voor erkenning, registratie(s) en/of overige bedrijfsgebonden gegevens voor andere sectoren.
• Opslaglocatie zuivel, de aanvrager kan bij opslaglocatie ook Naam en Erkennings-/registratienummer invullen.
• BOSS koppelingen: de koppelingen naar het nieuwe systeem van het KCB genaamd BOSS
• COV certificaat verificatie: de bestaande captcha achter de online mogelijkheid om een verstrekt certificaat te verifiëren wordt verbeterd.
• Voor de sector CBN dat het draft certificaat alle verklaringen bevat
• Voor CVI automatische controle van aanvraaggegevens voor de toezichthouder
• Voor zuivel een controle of het ingevulde containernummer voldoet aan de ISO-norm

Gewerkt zal gaan worden via een High Level Backlog, waarin bovenstaande onderwerpen een plek zullen krijgen.

Doelstelling 2022 in cijfers

Wij stellen onszelf de volgende doelen ten aanzien van de systeemprestatie:

7,0 gebruikerstevredenheid
7,0 snelheid
7,5 stabiliteit
7,0 helpdesk
maximaal 2 incidenten na implementatie van een nieuwe release
inzichtelijk maken van verstoringen die ontstaan buiten de invloed van e-CertNL (infrastructuur en vulling)
> 98% beschikbaarheid van het systeem

Organisatie en werkwijze 2022

Wij stellen onszelf de volgende doelen ten aanzien van de organisatie ontwikkeling:

8,0 Medewerkerstevredenheid
2,5 Lean volwassenheid
3,0 Agile volwassenheid

Doordat we de moderne tooling, die we nu al gebruiken voor de frontend, ook gaan inzetten voor de backend, zijn we nog sneller in staat om software op te leveren naar productie. Daarnaast zorgt de uitbreiding automatisch testen voor een gegarandeerde kwaliteit met minder inspanning. Een belangrijk focuspunt is ook de code kwaliteit. Door gebruik maken van tooling zijn we in staat om de reeds bestaande code te valideren aan de huidige kwaliteitseisen. Daarmee houden we het systeem up to date.

Terugblik op 2021

Lean en mean

Het jaar 2021 kenmerkt zich door een wisseling in een deel van de personele bemensing zowel aan de zijde van de gebruikersraad als aan de zijde van e-CertNL zelf.

Op de inhoud en daarmee het beslag op de capaciteit van de ontwikkelteams hebben de schuivende deadlines rond Brexit een duidelijke negatieve werking gehad in termen van focus tot herhaald uitstel van inwerkingtreding. Desondanks bleef ook de ontwikkelportefeuille goed gevuld, werden resultaten opgeleverd en in productie genomen en is ook vanuit beheeroptiek het systeem betrouwbaar  gebleven. Het Agile en Lean werken is verder doorgevoerd.

Nieuw en beter in e-CertNL

Deze functionaliteiten zijn nieuw of verbeterd in e-CertNL en reeds in gebruik:

• Mogelijkheid om inspectielijsten en  documenten in de Fyto sectoren per e-mail te ontvangen.
• Berichtenboek B2G is geoptimaliseerd zodat de berichtenboeken en de webschermen dezelfde data procedure aanroepen en dezelfde meldingen ontvangen.
• Het aantal automatische testen is uitgebreid. Deze testen (regressie) worden uitgevoerd na installaties van nieuwe oplevering. Dit is gedaan om de kwaliteit van de opgeleverde software te borgen.
•  De Query’s in het systeem zijn gecontroleerd in de Oracle Optimizer en zijn geoptimaliseerd voor een verbeterde performance. 
•  De INTRA-module in Traces Classic is over naar het nieuwe TRACES New Technology (TNT).
•  IVI Webschermen ontwikkelingen in het kader van een nieuwe procedure voor het aanvragen van een Instructie voor invoervergunning
•  IBP-tabellen in e-CertNL vastleggen en het overnemen van de bron-tabellen van Fyto-registers binnen e-CertNL
•  Herinnering per e-mail als aanvraag neigt te verlopen.
•  van 100% controle vindt er voor het project van Buiten naar Binnen een steekproefcontrole plaats zonder dat de aanvrager dit van tevoren ziet aankomen tot inspectiemoment.
• Voor het melden van meststransporten wordt door de NVWA samen met RVO de applicatie rVDM (relatime Vervoersdocument Dierlijke meststoffen) opgezet. De applicatie rVDM is opgezet op het e-Cert.nl platform en zal nauw interacteren met de bestaande mest applicatie (export  CME, Import CMI en onafhankelijke monstername (CRO).

2021 in cijfers

Systeemprestatie

5957 bedrijven die gewerkt hebben via de webschermen
158 bedrijven die gebruik gemaakt hebben van de geautomatiseerde koppeling
> 99% beschikbaarheid van het systeem (SLA = 98%)
4 kritieke verstoringen > 1 uur, als gevolg van infrastructuur storingen
Gebruikerstevredenheidsmeting schermen overheid (bedrijfsleven niet gemeten in 2021) juli 2021:
5% respons (51 inzendingen)
6,5 gebruikerstevredenheid
6,3 snelheid
6,6 stabiliteit
6,9 helpdesk
6,0 handleiding

Financiën

Inkomsten Export 2021
Fytosanitair	€ 3.918.153
Veterinair	1.543.330
Mest certificaten	117.287
Mest overige	1.231.990
Saldo 1 januari 2021	686.197
Totaal	7.496.957

Kosten Export 2021
DICTU	€ 3.430.320
Diversen incl. GBV	239.379
Personeel	666.468
Verschil met EBS	11.382
Inhuur derden	897.934
Saldo 2021	2.251.474
Totaal	€ 7.496.957

Ontwikkeling uitgifte certificaten 2017-2021
2017	741.229
2018	790.742
2019	856.250
2020	866.716
2021	1.081.073

Organisatie en werkwijze 2021

Ook in 2021 hebben we bijna volledig digitaal, ‘off site’ gewerkt met ons team. Lean en Agile werken, zoals ingezet in 2020 is verder doorgezet. De volwassenheid is verder toegenomen. Er zijn wel diverse ontwikkelingen op organisatorisch- en personeel vlak geweest die helaas een negatieve impact hebben gehad op de medewerkerstevredenheid.

We zijn gestart om onze zichtbaarheid te verhogen. Dat doen we door verschillende stakeholders binnen en buiten de NVWA nader toe te lichten wat het belang is en de werking is van de applicatie. Tevens communiceren we meer over ontwikkelingen rondom e-CertNL via nieuwsberichten en nieuwsbrieven.

7,2 (was 7,6) Medewerkerstevredenheid. De teamleden geven dat zij in een fijne sfeer werken en de samenwerking met hun collega’s waarderen. Het volledig digitaal moeten werken, de vele personeelswisselingen en de druk van deadlines in relatie tot het kunnen leveren van kwaliteit, worden genoemd als zaken die de tevredenheid verminderen.

2,4 (was 2,0)  Lean volwassenheid

Nieuwe medewerkers worden meegenomen in de Lean en Agile werkwijze.  Lang cyclisch – en kort cyclisch sturen zijn standaard onderdeel geworden van de werkwijze. Verbeteringen worden aangepakt conform de Lean A3 methodiek. De onderwerpen die daarmee zijn aangepakt zijn: code kwaliteit, technical debt en performance. Er wordt gestuurd met een dashboard waarin de doelstellingen periodiek worden gerapporteerd.

2,8 (was 2,4) Agile volwassenheid

Voor de gebruikersinterface (ontwikkeld in Java)  hebben we moderne tooling voor software kwaliteit, automatische deployment en automatisch testen geïmplementeerd. De DevOps werkwijze is verder geoptimaliseerd en geprofessionaliseerd. Er is een ‘sprintdashboard’ waarin ‘sprintvelocity’ en andere ‘metrics’ worden gerapporteerd. Dit dashboard wordt als input voor verbeteringen elke retrospective bespr