Bedrijfscontrolesysteem (BCS)

Vanwege de Brexit en het instellen van fytosanitaire verplichtingen door het Verenigd Koninkrijk (VK) is er een toename in de inspecties te verwachten. Om de verwachte toename efficiënt te laten verlopen kunnen bedrijven gebruik maken van het bedrijfscontrolesysteem (hierna BCS) zodat niet alle zendingen naar het VK gecontroleerd hoeven te worden door een inspecteur van een  keuringsdienst.

BCS wordt vanaf 31 januari 2024 operationeel binnen de e-CertNL applicatie CST. Het is  te gebruiken voor de export van snijgroen en snijbloemen(Orchidaceae, Dendranthema (Chrysanthemum), Dianthus, Gypsophila en Solidago). Andere snijbloemen en groenten en fruit zijn (nog) niet fyto certificaat plichtig en hoeven daardoor geen officiële fytosanitaire controle te ondergaan. De actuele informatie is te vinden op Landeneisen VK voor export.

Voor het werken met BCS zijn in e-CertNL aanpassingen doorgevoerd. Hieronder geven we op hoofdlijnen aan wat er verandert voor zowel gebruikers van de webschermen als de webservice.

Bedrijfscontrolesysteem erkenninghouder

Binnen BCS mag u als erkenninghouder zelf met eigen bevoegde fytosanitaire controlemedewerkers exportzendingen met snijgroen en bovengenoemde 5 snijbloemen naar het Verenigd Koninkrijk (Engeland, Schotland en Wales) controleren. De keuringsdienst voert steekproefsgewijs fytosanitaire controles uit. De steekproef wordt getrokken uit de inspectieaanvragen die in e-CertNL worden gedaan. Meer informatie over de erkenningsregeling is te vinden op: nvwa.nl/bedrijfscontrole.

Functionele veranderingen

Gebruikt u de webservice dan zijn de volgende wijzigingen van belang:

• Binnen een BCS aanvraag kan uitsluitend Orchidaceae, Dendranthema (Chrysanthemum), Dianthus, Gypsophila en Solidago worden aangeboden. Andere snijbloemen zijn (nog) niet fytocertificaat plichtig.
• Er moet op alle orderregels dezelfde IBP inspectielocatie ingevuld worden.
• Op zendingniveau moet dezelfde IBP inspectielocatie ingevuld worden als bij de orderregels.
• Een aanvraag kan maar voor één tijdstip (het inspectiemoment) gedaan worden.
• Een BCS-aanvraag moet minimaal 120 minuten voor het gewenste inspectiemoment aangevraagd worden. (Voor reguliere aanvragen is dit standaard 60 minuten.)
• De aanvraag is niet meer aanpasbaar vanaf het door u opgegeven inspectiemoment.
• ‘Afgifte documenten’ moet geselecteerd worden voordat de inspectieaanvraag wordt ingediend.

Vanaf het aangevraagde inspectiemoment zou u mogelijk een inspecteur op bezoek kunnen krijgen en/of wordt na verloop van tijd uw aanvraag op afstand gewaarmerkt. Is er binnen 1 uur na het aangevraagde inspectiemoment geen inspectie uitgevoerd dan vindt er geen steekproef meer plaats en kan de zending op transport.

Naast de functionele wijzigingen zijn twee nieuwe kenmerken opgenomen bij een exportaanvraag met de bestemming VK.

Nieuw certificaatkenmerk op zendingniveau

Op zending niveau wordt gevraagd of u gebruik wilt maken van het bedrijfscontrolesysteem. Dit is een nieuw certificaatkenmerk en heeft als in te vullen waarden Ja of Nee, standaard staat deze waarde op Nee. Voor webservice gebruikers heet dit certificaatkenmerk BCS_REGIME.  

Kiest u voor Ja en bent u erkenninghouder dan wordt voor uw zending bepaald of deze in een steekproef valt op moment van inspectie aanvragen. Vervolgens wordt op basis van deze steekproef de inspectie aangeboden aan de keuringsdienst. Kiest u voor Ja en bent u geen erkenninghouder dan gaat er een steekproef eis op rood en kunt u geen inspectie aanvraag doen.

Kiest u voor Nee omdat u (ook) hoog risico producten wilt aanbieden of geen erkenninghouder bent dan volgt uw aanvraag het reguliere proces. Heeft u eenmaal een keuze gemaakt (dus Ja of Nee) én inspectie aangevraagd dan is de keuze voor deze aanvraag niet meer aan te passen. (U kunt de keuringsdienst dan wel informeren dat u de aanvraag wilt annuleren en vervolgens een nieuwe aanvraag wilt doen in e-CertNL).

Nieuw exporteiskenmerk per orderregel

Opgenomen is een nieuw kenmerk op orderregel niveau omdat het VK een onderscheid maakt in siertakken van naaldbomen groter en kleiner dan 3 meter. Siertakken van naaldbomen groter dan 3 meter vallen onder de hoog risico producten. Om het onderscheid met betrekking tot de grootte van de siertakken te kunnen maken moet u dit invullen bij de orderregel nadat u de botanische productnaam van een naaldboom of conifeer hebt opgegeven. Voor webservice gebruikers heet dit exporteiskenmerk LENGTE_PRODUCT. De te kiezen waarden zijn:

Afgifte documenten selecteren

Het VK wenst elektronische certificaten te ontvangen. Een BCS-aanvraag die niet geselecteerd wordt voor fysieke inspectie (niet in de steekproef valt), wordt in principe door de keuringsdienst op afstand gewaarmerkt. Maar dit kan alleen als de documenten in e-CertNL zijn opgemaakt en daarvoor is het noodzakelijk dat de aanvrager ‘Afgifte documenten’ selecteert in de aanvraag. Deze selectie moet gedaan zijn alvorens de inspectieaanvraag wordt ingediend.

Als het elektronisch certificaat (ePhyto) is gewaarmerkt ontvangt u ter kennisgeving een statement met daarop de informatie die ook op het certificaat staat. Deze heeft een andere layout dan het fytosanitair certificaat  en kan bijvoorbeeld gebruikt worden om de ontvanger te informeren over de zending. Het is geen officieel document en er kunnen geen rechten aan ontleend worden.

De inrichting van e-CertNL voor BCS is zodanig dat de keuringsdienst automatisch een waarmerkverzoek uit e-CertNL krijgt voor uw certificaat;  zonder dat u hoeft te mailen of bellen met uw keuringsdienst. Om dit automatische proces goed te laten verlopen is het noodzakelijk dat u op zendingniveau in de eCertNL-aanvraag dezelfde inspectielocatie gebruikt als bij de orderregels.

Herinspectie bij weigering van een partij voor export

Wanneer de inspecteur van een keuringsdienst bij fysieke inspectie een partij weigert voor export, dan past de aanvrager in het reguliere proces de export aanvraag en de inspectielijst aan, alvorens de inspecteur overgaat tot het accorderen van de zending en waarmerken van de certificaten.

In het geval van BCS is de aanvraag vanaf het gewenste/aangevraagde inspectiemoment ‘bevroren’ en niet meer aanpasbaar door aanvragers. De keuringsdienst zal bij melding van een weigering voor export door de inspecteur de BCS-aanvraag in e-CertNL ‘ontdooien’; binnen e-CertNL wordt dit ‘herinspectie’ genoemd.

Gedurende X tijd krijgt u als aanvrager dan de mogelijkheid om de aanvraag aan te passen. Nadat u de betreffende orderregel(s) heeft gewijzigd, kiest u opnieuw ‘controleer zekerheden/inspectie aanvragen’.

NB u kunt in dit geval alleen de wijziging ‘toevoegen’ aan de bestaande inspectieaanvraag.

Na de X tijd wordt de aanvraag weer bevroren en vindt afhandeling door de keuringsdienst plaats.

Wijzigen van een aanvraag na opgegeven inspectiemoment

Een BCS-aanvraag is vanaf het gewenste/aangevraagde inspectiemoment ‘bevroren’ en niet meer aanpasbaar door de aanvrager. U dient dus vóór het bevriesmoment eventuele wijzigingen doorgevoerd te hebben. Vanaf het bevriesmoment start de afhandeling van de aanvraag door de keuringsdienst. Dit kan betekenen dat uw aanvraag al snel geaccordeerd en gewaarmerkt wordt; wijzigingen zijn dan echt niet meer mogelijk.

Mocht het, bij hoge uitzondering, toch noodzakelijk zijn dat u nog een aanpassing doorvoert, dan kunt u contact opnemen met de keuringsdienst. Zij kunnen dan bekijken of het nog mogelijk is de aanvraag te ‘ontdooien’, zodat deze weer te wijzigen is in e-CertNL voor de aanvrager.

In het geval de aanvraag reeds is geaccordeerd en gewaarmerkt, dan is de enige mogelijkheid om een geheel nieuwe aanvraag te doen. Voor de nieuwe aanvraag geldt dat opnieuw de steekproef wordt getrokken. Beide aanvragen en certificaten worden in dat geval in rekening gebracht.

Ontwikkelen en testen van e-CertNL voor BCS vindt continu plaats, houd voor meer informatie onze release notes in de gaten op https://e-cert.nl/release-notes/ of via de RSS feed.

Voor vragen over gebruik van e-CertNL kunt u contact opnemen met de helpdesk van KCB: helpdesk@kcb.nl of: 088 3088 200.