Besturing e-CertNL
Inhoudsopgave
- Inleiding
- Verantwoordelijkheden
- Samenwerking bij exportcertificering
- Basis organisatiestructuur
- Externe besturingsstructuur werkprocessen e-CertNL
Inleiding
Nederland heeft van oudsher een goede positie in de wereldhandel en heeft deze te danken aan een goede logistiek, IT-infrastructuur en een goede samenwerking tussen overheid en bedrijfsleven op het vlak van import, invoer, doorvoer, uitvoer en export van landbouwgoederen. Onderstaande onderzoekinformatie van Wageningen University & Research bevestigt deze positie.
“Nederland is al vele jaren een belangrijke speler in de wereld van de agribusiness. De meeste landbouwexport gaat in 2022, net als in voorgaande jaren, naar onze buurlanden. Van de geraamde totale export gaat bijna een kwart naar Duitsland. Op de tweede plek staat België met 12%. Daarna volgen als belangrijkste afnemers Frankrijk (8,5%) en het Verenigd Koninkrijk (VK) (7,8%). De EU – exclusief het VK – is verreweg de grootste exportmarkt voor Nederland, met een aandeel van 69,7% in 2022. Het aandeel is gelijk gebleven tussen 2021 en 2022. De landbouwexport is sterk gericht op een beperkt aantal bestemmingen. Na de traditionele top vier volgen Italië, Spanje, China, Polen, VS en Zweden als belangrijkste bestemmingen. Verenigd Koninkrijk, China en de Verenigde Staten zijn daarbij de enige landen buiten de EU in de top tien.
Zuivel en eieren (11,9 miljard euro), sierteeltproducten (11,5 miljard euro), vlees (11 miljard euro), dranken (8,1 miljard euro) en natuurlijke olie en vetten (8,1 miljard euro) zijn bij de export de belangrijkste goederengroepen. De top vijf is in 2022 goed voor 41% van de totale exportwaarde. De export van landbouwgoederen wordt voor 2022 geraamd op 122,3 miljard euro, en import op 88,2 miljard euro. De geraamde landbouwexport van 122,3 miljard euro is onder te verdelen naar 79,8 miljard euro goederenexport van Nederlandse makelij en 42,5 miljard euro wederuitvoer van landbouwgoederen van buitenlandse makelij. Het aandeel van de landbouwgoederen in het totale Nederlandse goederenhandelsoverschot lag in 2022 op 79,3% terwijl het in 2021 ging om 73,5%. De forse percentages benadrukken dat de landbouw van groot belang is voor de Nederlandse goederenhandel en de Nederlandse economie als geheel.”
Bron: De Nederlandse landbouwexport 2022 in breder perspectief, Wageningen University & Research, editie 2023.
Om te borgen dat Nederland deze positie in de toekomst kan behouden is het belangrijk om de ontwikkelingen in beeld te hebben en daar waar mogelijk strategisch op in te spelen. Primair liggen de keuzes daarin bij de verantwoordelijke ministeries. De NVWA en de medetoezichthouders vormen in dit samenspel vanuit hun toezichthoudende rol een belangrijke schakel. Ter illustratie zijn in bijgaand overzicht de cijfers van de afgegeven exportcertificaten vanaf 2017 weergegeven:
| Jaartal | Aantal exportcertificaten |
|---|---|
| 2017 | 741.229 |
| 2018 | 790.742 |
| 2019 | 856.250 |
| 2020 | 866.716 |
| 2021 | 1.081.073 |
| 2022 | 1.055.383 |
| 2023 | 982.245 |
| 2024 (t/m okt.) | 942.266 |
Bron: rapportage controller e-CertNL van oktober 2024
Hieronder worden de rol en de verantwoordelijkheden die daarbij horen voor de NVWA nader toegelicht.
Inhoudsopgave
Verantwoordelijkheden NVWA
De afdeling Export certificering op afstand (hierna ECOA) is onderdeel van de van de directie Handelstoezicht van de NVWA. De afdeling ECOA heeft in haar taakomschrijving staan dat ‘het een bijdrage levert aan de inrichting en verrichting van de uitvoering van de exportcertificering’. Het team voor het beheer en de ontwikkeling van het ICT-systeem e-CertNL maakt deel uit van de afdeling ECOA.
Binnen de context is de samenwerking van de afdeling ECOA en de relevante stakeholders buiten de NVWA per 1 januari 2024 in de Governance e-CertNL vastgesteld. Hierna een korte samenvatting van de kern van deze nieuwe Governance.
Inhoudsopgave
Samenwerking bij exportcertificering
Om e-CertNL te exploiteren en de actuele beschikbaarheid te borgen is het niet alleen van belang het aanbod aan ICT te managen, maar is de grote uitdaging de aansluiting tussen de informatievoorziening en het bedrijfsproces Exportcertificering zo effectief mogelijk te organiseren. e-CertNL als systeem zelf is daarin niet uniek binnen de NVWA, maar het bedrijfsproces als geheel is dynamisch, complex en daardoor met serieuze risico’s op stagnatie omgeven. Voor een duurzame exploitatie is het daarom noodzaak om proces, systemen en de organisatiestructuur met alle betrokken partijen (NVWA, medetoezichthouders (zoals Kwaliteits-Controle-Bureau (KCB) en Nederlandse Algemene Keuringsdienst (NAK), brancheorganisaties (zoals Centrale Organisatie voor de Vleessector (COV) en Nederlandse Zuivel Organisatie (NZO)) in de keten optimaal met elkaar te verbinden.
Bij ‘verbinden’ gaat het om een integrale benadering tussen systemen, processen of organisatiestructuur. Die samenhangende benadering van waar zaken elkaar raken, hoe ze elkaar beïnvloeden, is essentieel. Zonder die verbinding wordt de inrichting en uitvoering suboptimaal.
Dat betekent ook dat CoA die wezenlijke verbinding met de genoemde partijen wil kunnen maken vanuit de in hoofdstuk 2 genoemde taakomschrijving. Het betekent ook dat e-CertNL als systeem én team zelf ondanks de bredere belangen van alle genoemde partijen zondermeer dienstverlenend is aan de doelen van de NVWA. Dat is niet nieuw, maar wel van belang om dat expliciet te benoemen. Daarbij is en blijft er in de bredere samenwerking een nadrukkelijke rol voor de medetoezichthouders én is er even nadrukkelijk in die samenwerking oog en oor voor de behoeften van het bedrijfsleven.
Het geheel moet een werkwijze opleveren die zo optimaal mogelijk verbonden is met de bedrijfsprocessen van de gebruikers binnen en buiten de NVWA. Daarmee bereiken we het gewenste resultaat.
Een systeem als e-CertNL is als onderdeel van het werkproces exportcertificering geen doel op zich, maar staat ten dienste van verbeterd toezicht en vermindering van administratieve en financiële lasten voor het internationaal handelend agrarisch bedrijfsleven. Kenmerkende onderwerpen in dit kader zijn sluitende toezicht afspraken met én eigen verantwoordelijkheid van het bedrijfsleven en ook digitalisering van de werkprocessen met het oogmerk zoveel als mogelijk papierloos te certificeren. Voor de verschillende activiteiten in het werkproces betaalt het bedrijfsleven een kostendekkend tarief per activiteit volgens de daarvoor gebruikte retributiemethodieken bij de NVWA en de keuringsdiensten. Ook het beheer en de doorontwikkeling van het systeem e-CertNL wordt door het exporterend bedrijfsleven gefinancierd door het berekenen van een e-CertNL-tarief. De tarieven worden jaarlijks door de minister van LNV vooraf vastgesteld.
Inhoudsopgave
Basis organisatiestructuur
Aan de Governance is invulling gegeven door in de NVWA-organisatie de processturing voor de Exportcertificering te beleggen bij de directeur Handelstoezichtvan de NVWA als eindverantwoordelijke.
De operationele uitvoering is in de praktijk ondergebracht bij de zogenaamde business-productowners (bPO’s) van het primaire proces bij de NVWA. Deze bPO’s zijn de centrale aanspreekpunten in de exportwerkprocessen bij zowel de directie Handhaven (Divisie Regie & expertise), als de directie Handelstoezicht (de afdeling ECOA). Het voor het werkproces noodzakelijke werk aan sjablonenbouw en content (eisen en dekkingen) is ondergebracht bij de operationele teams van de afdeling ECOA. Het ICT-ontwikkel- en beheerwerk van alle ICT-toepassingen ten behoeve van de exportcertificering (binnen de NVWA) is als onderdeel van het IV/ICT-voortbrengingsproces centraal georganiseerd onder de manager e-CertNL. Deze is als systeemeigenaar aangewezen.
De algehele dagelijkse systeembesturing van e-CertNL is een verantwoordelijkheid van het ontwikkel- en beheerteam e-CertNL. Dat team is gezien de nauw verwante werkprocessen als onderdeel ondergebracht bij de afdeling ECOA.
Inhoudsopgave
Externe besturingsstructuur werkprocessen e-CertNL
De externe besturing moet ervoor zorgen dat alle relevante stakeholders aan de juiste overlegtafel een inbreng kunnen hebben, maar ook dat helder wordt aan welke tafel uiteindelijk het besluit genomen wordt om iets wel of niet te doen. Het heeft daarmee zowel een top-down-werking, maar ook een bottom-up inbreng. De verschillende gesprekslagen zoals die hieronder worden benoemd moeten voorzien in een gestroomlijnde finale besluitvorming. Maar nadrukkelijk ook in een samenwerking die zodanig wordt vormgegeven dat alleen de haalbare zaken naar concrete uitvoering worden gebracht. Zaken die misschien wel heel praktisch zijn in de uitvoering, maar niet voldoen aan wet- en regelgeving komen niet door dit proces. Over de besluiten wordt gecommuniceerd zodat alle stakeholders weten welke inbreng wel of niet zal worden gehonoreerd.
| Frequentie | Maand | Voorzitter | |
| 1. Bestuurlijk overleg | 4 x per jaar | mrt, jun, sep, dec | NVWA |
| 2. Afnemersberaad | 1 x per jaar | apr of mei | NVWA |
| 3. Prioriteitenoverleg | 2 x per jaar | mrt, sep | NVWA |
| 4. Wet- en regelgevingsoverleg | 2 x per jaar | feb, aug | NVWA – Keuringsdiensten |
| 5. sCAB’s | Nog te bepalen (Ntb) | Ntb | Sector |
Schematisch ziet de besturingsstructuur er als volgt uit:
Bestuurlijk overleg
Dit 3-maandelijkse overleg is gericht op de integrale besluitvorming over de (technisch en functionele) roadmap e-CertNL.
Deelnemers in dit overleg zijn directeur Keuren als voorzitter (in de rol van eindverantwoordelijke Exportprocesketen), de directeur National Plant Protection Officer (NPPO) (in de rol van business-proceseigenaar Fyto) en afdelingshoofd CoA (in de rol van business-proceseigenaar Veterinair) als leden en de manager e-CertNL als secretaris.
Zoals aangegeven is dit een finaal besluitvormend overleg. Naast eigen input kunnen er onderwerpen worden ingebracht vanuit de 3 hierna genoemde andere bestuurslagen. Hierbij zal het met name gaan om besluiten over wijzigingsverzoeken die als dat nodig is om reden van capaciteit, belang geprioriteerd en die op scope, waardecreatie, maakbaarheid en haalbaarheid, of gegund worden of gemotiveerd afgewezen zullen worden. Deze onderwerpen worden agenda technisch voorbereid door de manager e-CertNL. Gehonoreerde wijzigingsverzoeken worden op de roadmap e-CertNL en vervolgens op de product backlog geplaatst voor uitvoering. Communicatie over de genomen besluiten via de daarvoor beschikbare kanalen vormt een onlosmakelijk onderdeel van dit proces.
Op jaarbasis zijn vanuit de systeemeigenaar de vaste onderdelen om voor besluitvorming/informatie in te brengen: een jaarplan; informatie over de tarieven en benutting van het onderhoudsbudget en informatie over de prestaties van het systeem. Variabele onderwerpen zijn: onderbouwde voorstellen met technische wensen om de inrichting van e-CertNL systemen te wijzigen. Deze worden door de zogenoemde technisch Chief Product Owner (tCPO) via de systeemeigenaar ingebracht.
Afnemersberaad
Hier worden de meer strategische ontwikkelingen en het delen van informatie over de werking van de exportprocessen (onder meer de agendastukken voor het bestuurlijk overleg). Hiervoor wordt de bestaande Gebruikersraad e-CertNL omgevormd naar een Afnemersberaad.
In dit beraad zijn alle ketenpartners vertegenwoordigd. Doel van dit overleg is samen te vatten in de zin “in verbinding zijn met alle stakeholders”.
De samenstelling is als volgt:
- twee private vertegenwoordigers voor de veterinaire sector;
- twee private vertegenwoordigers voor de fytosanitaire sector;
- twee vertegenwoordigers van de toezichthouders (BKD, KCB, NAK, NAK-tuinbouw en NVWA);
- onder voorzitterschap van de proceseigenaar (NVWA-directeur Handelstoezicht);
- de manager e-CertNL (NVWA) is de secretaris.
De private deelnemers aan het beraad zijn gemandateerde vertegenwoordigers van hun sectoren, zij representeren de betalende gebruikers van de toepassingen. De vertegenwoordigers namens de toezichthouders representeren gezamenlijk alle toezichthouders die gebruik maken van de toepassingen. De kosten voor deelname zijn voor rekening van de vertegenwoordigde partijen.
Het beraad vergadert minimaal een keer per jaar. Het secretariaat wordt verzorgd door de NVWA.
Prioriteitenoverleg
Deze laag van afstemming valt uiteen in 2 hoofdgroepen. Enerzijds de fytosanitaire sectoren, anderzijds de veterinaire sectoren. Doel van dit onderscheid op dit niveau is om voor elk van die kolommen apart een integrale afweging te maken van de prioriteiten. Deze zijn door de business-proceseigenaar, respectievelijk afdelingshoofd CoA en NPPO, te maken op basis van de input die zowel de keuringsdiensten en/of andere relevante stakeholders, als die de betreffende sectoren hebben ingebracht.
Op de agenda staan twee onderwerpen: het delen van de ervaringen van de afgelopen periode en het bespreken van de aangedragen wijzigingsverzoeken uit het wet- en regelgevingsoverleg. Aan het overleg kunnen deelnemers of agendaleden worden toegevoegd (nader te bepalen door de business-proceseigenaren). Dit overleg vindt minimaal twee keer per jaar plaats volgend na het overleg op het vierde niveau, maar voorafgaande aan het bestuurlijk overleg.
Wet- en regelgevingsoverleg
Bij de fytosanitaire sectoren zijn de deelnemers de toezichthouders (BKD, KCB, NAK, NAK-tuinbouw en NVWA), een teamleider van de NVWA met ondersteuning van de Product owners (PO’s business en technisch) onder leiding van een van de keuringsdiensten. Voor veterinaire sectoren overleggen CoA en O&O als deelnemer onder leiding van het afdelingshoofd CoA. Zij kennen dus beiden een eigen overleg en zijn in principe vrij om dit in te richten naar de vorm die voor hen werkbaar is.
Insteek van beide overleggen is om verbeteringen voor te stellen aan de sectorapplicatie en/of het kernsysteem die voor de toezichthouders en of deelnemers waarde toevoegen. Afhankelijk van het werkterrein waar de verbeteringen betrekking op hebben, zullen de verantwoordelijke businessPO’s en technischPO’s vanuit de NVWA-agenda lid zijn van dit overleg.
Ook deze partijen vergaderen minimaal tweemaal per jaar voorafgaand aan het prioriteitenoverleg. Op de agenda staan minimaal de drie onderwerpen:
1. delen van de ervaringen over de afgelopen periode;
2. bespreken van de ontvangen wijzigingsverzoeken en
3. bespreken van wijzigingsverzoeken vanuit de verschillende sCAB’s.
sCAB’s
Om de kwaliteit van een sectortoepassing in de tijd adequaat te houden en te verbeteren, wordt aan de basis per sectortoepassing of cluster van gelijkende sectortoepassingen door de sector een sectorale Change Advisory Board (sCAB) geraadpleegd. Deze sCAB’s zijn een voortzetting van de al functionerende sCAB’s (bijvoorbeeld voor Zuivel), dan wel sCAB’s die worden opgestart.
De sCAB stelt verbeteringen voor aan de sectorapplicatie en/of het kernsysteem die door de gebruikers (het bedrijfsleven) gedragen en geaccepteerd zijn. Afhankelijk van het werkterrein waar de verbeteringen betrekking op hebben, zullen de eerdergenoemde verantwoordelijke bPO’s en tPO’s binnen CoA/e-CertNL de deelnemers van de sCAB’s in de hogere lagen vertegenwoordigen en het doel, belang en prioritering van de verbeteringen uitdragen en aangeven.
Op de agenda staan minimaal de twee onderwerpen:
1. delen van de ervaringen over de afgelopen periode en
2. bespreken van de ontvangen wijzigingsverzoeken (Wijzigingsverzoeken afstemmen zowel vraagarticulatie als vraagspecificatie; wijzigingsverzoeken invullen in overeenstemming met het sjabloon en indienen bij de bPO’s en tPO’s; valideren impactanalyse en oplossingen aangedragen door e-CertNL).
De samenstelling en vergaderfrequentie van de sCAB zijn een verantwoordelijkheid van de overkoepelende organisaties en de aangesloten bedrijven, waarbij de aanbeveling is om de data voorafgaand aan het wet- en regelgevingsoverleg te plannen. Vergaderingen van de sCAB vinden op wisselende locaties in onderling overleg plaats. De minimale rollen zijn:
- Voorzitter bij voorkeur vanuit het bedrijfsleven
- Secretaris bij voorkeur uit 1 van de overkoepelende organisaties
- Leden vanuit het bedrijfsleven en de overkoepelende organisaties.
- Een bPO én een tPO e-CertNL vanuit de NVWA.
De beide PO’s hebben in de sCAB een toelichtende, informerende en adviserende rol. De NVWA vaardigt daartoe maximaal één keer per jaar de beide PO’s af.
In principe vinden alle wijzigingsverzoeken hun oorsprong in een sCAB, uitzonderingen hierop zijn wijzigingsverzoeken die gerelateerd zijn aan:
- Sjablonenbouw, voor het vervaardigen en onderhouden van het juiste template/ certificaatmodel; omdat dit primair een rol en verantwoordelijkheid is van de NVWA en keuringsdiensten wordt deze input in het overleg op niveau 3 en 4 besproken.
- Content, voor het vastleggen van verklaringsteksten ten behoeve van voorgeschreven certificaatmodellen; ook deze worden gegeven de verantwoordelijkheidsverdeling in het overleg op niveau 3 en 4 besproken.
- Internationale afspraken, gerelateerd aan internationale ontwikkelingen en wetgeving; en ook deze worden in het overleg op niveau 3 en 4 besproken.
- Een andere uitzondering betreffen functionele verbeteringen die benodigd zijn vanuit een achterliggende technische wens om de inrichting van e-CertNL systemen te wijzigen. Deze rol en verantwoordelijkheid ligt bij de eerdergenoemde technisch ChiefProductOwner (tCPO). Deze rol is ICT technisch georiënteerd. Deze tCPO is in dat kader met in acht name van de hiervoor aangegeven randvoorwaarden op tactisch niveau bezig met de algehele technische strategie, de scope, de samenhang en de vernieuwing van e-CertNL. Vanuit die rol heeft de tCPO zicht op de technische ontwikkelingen en bereid hij plannen voor met ook een meerjarig perspectief. Dit doet hij met ondersteuning van de diverse disciplines van het team e-CertNL. Deze onderwerpen worden ingebracht in het overleg op niveau 1 door de systeemeigenaar ten behoeve van de integrale besluitvorming.
Het top-down/bottom-up principe gaat ook op als bij uitvoering van wijzigingsverzoeken veranderingen in scope noodzakelijk blijken zijn. Verzoeken dienen dan wederom via de hiervoor aangegeven proceslijnen teruggelegd ter worden ter beoordeling en besluitvorming. De praktijk zal moeten uitwijzen of hierin de juiste modus kan worden gevonden.